Sự khác biệt giữa Email doanh nghiệp và Email cá nhân

Sự khác biệt giữa Email doanh nghiệp và Email cá nhân

Email doanh nghiệp là những địa chỉ thư điện tử được đặt theo tên miền riêng mà một doanh nghiệp đăng kí, bình thường thì sẽ là tên của công ty đó. Những địa chỉ Email này khác với các Email chúng ta vẫn thường dùng cho mục đích cá nhân (chúng còn được gọi là những email miễn phí) với đuôi: @gmail.com hay @yahoo.com mà thường thể hiện bằng: ten_ban@domain ví dụ như: [email protected], [email protected], v.v.

Tại sao nên chuyển từ Gmail cá nhân sang G Suite – dịch vụ Email dành cho doanh nghiệp của Google.

Chúng ta sẽ bắt đầu tìm hiểu G Suite là gì?

Theo một cách đơn giản thì G Suite là bản cao hơn so với Google Gmail, dùng cho mục đích phục vụ doanh nghiệp. Còn Gmail thì chúng ta đã quá quen rồi, phần lớn trong chúng ta đều có ít nhất 1 tài khoản Gmail. Nhưng G Suite là dịch vụ Email có tên miền, bảo mật và vận hành ổn định với dung lượng lưu trữ nhiều hơn và các ứng dụng của Google hỗ trợ cho việc trao đổi và làm việc như: Drive, bảng tính, tài liệu, bản trình chiếu, lịch, chat, v.v.

1. Tài khoản Gmail và các file thuộc về doanh nghiệp.

Khi sử dụng G Suite, các tài khoản email của tất cả các nhân viên, tài liệu được tạo ra trên các Google Docs, Sheets, Slides đều thuộc về doanh nghiệp. Cũng giống như các công cụ lưu trữ của những nhà cung cấp khác, Drive là một ứng dụng và là công cụ để doanh nghiệp có thể sao lưu dữ liệu của mình lên đó.

2. Tạo địa chỉ email cho một nhóm người sử dụng

Doanh nghiệp của bạn có thể tạo Group email như [email protected], ketoan@ omnis.vn, v.v. Quản trị viên sẽ có thể setup, tạo cấu hình luồng email gửi đến và gửi đi từ các địa chỉ group email đó mà không mất thêm chi phí. Ngoài ra, quản trị viên còn có thể tạo ra các nhóm nhỏ trong doanh nghiệp và áp dụng các Setup riêng cho nhóm này.

3. Quản lý tài liệu của doanh nghiệp

Các tài liệu được chia sẻ giữa các nhân viên trong công ty hoặc có thể chia sẻ từ các thành viên trong tổ chức ra bên ngoài công ty, khi đó bạn có thể setup chế độ bảo mật. Người dùng cũng có thể chặn các thành viên khác tải, sao chép hay in tài liệu cho những mục đích khác. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể thiết lập chính sách bảo mật bằng cách quản lý những luồng mail của nhân viên công ty với G Suite.

4. Bảo mật bằng 2 bước xác minh cho người sử dụng

Với Google, việc bảo mật được thực hiện vô cùng nghiêm ngặt. Trong bước đăng nhập, chỉ cần bạn đăng nhập ở một thiết bị và địa điểm khác thì Google sẽ gửi cảnh báo về email của bạn. Và để đảm bảo an toàn hơn cho những tài liệu của mình, bạn có thể cài đặt xác minh 2 bước cho tài khoản, với bước 1 là đăng nhập bằng mật khẩu thì bước thứ 2 được xác thực bằng nhiều cách như trả lời câu hỏi, tin nhắn sms mã xác thực.

Những ứng dụng hỗ trợ G Suite

Ngoài Gmail thì còn có nhiều ứng dụng khác hỗ trợ cho việc trao đổi thông tin và phục vụ cho quá trình làm việc của các thành viên trong doanh nghiệp.

1. Google Drive: Là kho lưu trữ đám mây dùng cho việc lưu nội dung sao lưu. Đồng bộ hóa tất cả các tệp thuộc về doanh nghiệp của bạn, bao gồm những tệp Microsoft Office, và hơn nữa, tương thích với mọi thiết bị.

2. Google Calendar: Là công cụ online giúp bạn làm việc theo nhóm và dễ dàng sắp xếp các cuộc họp, các sự kiện giúp bạn quản lý thời gian và nhắc nhở các sự kiện trong công việc của bạn. Tích hợp với các ứng dụng Gmail, Drive, Hangouts, v.v.

3. Google Docs, Sheets, Slides: tất cả các thành viên có thể làm việc cùng lúc trên cùng một văn bản tài liệu trong thời gian thực cho dù họ ở bất kỳ nơi đâu. Ngoài ra có các tính năng như xem lịch sử chỉnh sửa, bình luận, đặt thời hạn truy cập. Không chỉ giúp làm việc nhóm thực sự hiệu quả mà còn tạo ra thói quen bảo mật đối với tài liệu của doanh nghiệp.

4. Google Hangouts: Đây là sản phẩm của sự kết hợp tin nhắn nhanh, video và trò chuyện bằng giọng nói. Có thể thực hiện video nhóm lên đến 15 người, cho phép tất cả mọi người cùng chia sẻ hình ảnh từ bất kỳ thiết bị nào.

Như vậy các bạn đã biết được sự khác biệt giữa Email doanh nghiệp và Email cá nhân. Nếu bạn có nhu cầu tạo hệ thống Email doanh nghiệp cho công ty của mình nhưng chưa có nhiều kiến thức về lĩnh vực này, hãy liên hệ với chúng tôi và chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn tất cả những gì chúng tôi biết, từ đó các bạn sẽ lựa chọn cho mình hình thức Email doanh nghiệp phù hợp nhất. Hãy liên hệ để được tư vấn hoàn toàn miễn phí